December 23, 2022 By FranklinCovey Guatemala

La reunión carece de enfoque, ¿qué puede estar pasando? Conozca formas de manejarlo

    La reunión carece de enfoque La charla ha alcanzado los niveles de decibelios de un motor a reacción y su equipo de marketing ha pasado 20 minutos decidiendo qué hay para comer, todo ello mientras las decisiones clave no se abordan. Se trata de una reunión que ha salido terriblemente mal. Las reuniones que no se centran en nada hacen perder tiempo, energía y dinero. Si no se abordan las conversaciones fuera de tema y las distracciones durante las reuniones, se puede ver afectada seriamente la capacidad de terminar los proyectos, tomar decisiones y alcanzar los objetivos a largo plazo. ¿Qué puede estar pasando?
  • Los participantes en la reunión no tienen una idea clara de los objetivos de la misma.
  • Los participantes evitan un tema difícil.
  • Los participantes no tienen la información necesaria para avanzar o tomar decisiones.
  • La reunión incluye demasiadas personas o participantes irrelevantes para el tema de la reunión.
  • Los participantes creen que está bien ser ‘parlanchín’.
Formas de manejarlo: 1. Consiga un acuerdo total sobre un orden del día y unos objetivos claros para la reunión. Un orden del día bien definido es la mejor manera de mantener una reunión centrada. Resuma los temas exactos que desea tratar en la reunión y distribuya el orden del día y los objetivos con 48 horas de antelación.A continuación, dedique los primeros 5 minutos de la reunión a revisar el orden del día y a incorporar los cambios propuestos. No empiece la reunión hasta que todos estén de acuerdo.   2. Establezca una expectativa de enfoque. Puede decir: “Todos estamos muy ocupados y nuestro tiempo es limitado, así que les pido que hoy mantengamos la charla al mínimo y nos centremos en el orden del día para poder terminar lo antes posible”. De este modo, se establecerá un tono de “manos a la obra” para la reunión y se recordará a todos lo que les costará desviarse del tema: tiempo.   3. Redirigir a los oradores que se salgan del tema al orden del día. Si un orador se sale del tema, devuélvalo al orden del día. “Bill, es un punto interesante y estaré en- cantado de hablar contigo sobre ello después de la reunión. De momento, volvamos a centrarnos en nuestro punto actual de la agenda”.
“Todos, creo que nos estamos desviando del tema, ¿podemos dejar esto para otra reunión y volver al tema que nos ocupa?”A menudo hacen falta una o dos interjecciones antes de que el grupo se dé cuenta de que usted va en serio con su petición de concentración.   4. Mantenga la conversación en movimiento. Avanzar rápidamente después de que el grupo llegue a una decisión. “Bien, la decisión sobre el pre- supuesto de TI es definitiva. Por favor, pasemos al siguiente tema, la planificación de la próxima con- ferencia”. Esto puede contrarrestar las distracciones causadas por los participantes que deliberan sin cesar sobre decisiones ya tomadas, y evitar que alguien salte a la pausa entre los puntos del orden del día.   5. Abordar los temas problemáticos de frente. Intente romper el hielo en los temas difíciles para que el grupo pueda profundizar en ellos sin demoras. “Todos,sé que nadie aquí quiere discutir los recortes presupuestarios para el próximo trimestre.Va a ser doloroso. Pero tenemos que hacerlo, y ahora es un momento tan bueno como cualquier otro.Vamos a ver si podemos acabar con esto hoy y dejarlo atrás para poder centrarnos en temas más interesantes. ¿DE ACUERDO?”.   6. Establezca límites de tiempo para cada orador y tema. Si el tiempo es ilimitado, muchos participantes y temas de discusión divagarán. Establezca límites de tiempo claros para cada tema del orden del día. Emplee a un participante como cronometrador que le avise cuando se esté acabando el tiempo para un tema concreto y, por fin, se acabe. En la práctica, es difícil interrumpir por completo a un orador o un debate cuando se agota el tiempo, pero el límite de tiempo creará una presión que debería ayudar a cerrar el tema más rápidamente. Si eso no funciona y la discusión continúa, puede pedir al grupo un tiempo de espera rápido para que los miembros decidan qué temas del orden del día quieren posponer para otra reunión.   7. Divida la reunión en grupos más pequeños para debatir los temas pertinentes. A veces, los participantes no se concentran porque el tema de debate no les concierne. Divida a los participantes en grupos más pequeños para que se centren en los temas pertinentes y pida a cada grupo que informe de sus resultados al final de la reunión.   8. Proporcione a los participantes toda la información que necesiten. La falta de información sobre los temas de la reunión puede crear una falta de concentración durante la misma.Asegúrese de que los participantes clave están preparados para la reunión de antemano.Dis- tribuya toda la información que los participantes deban conocer con suficiente antelación a la reunión. Si se les da tiempo para familiarizarse con el tema, los participantes pueden hablar con autoridad y mantenerse concentrados.   9. Dar respuesta a los participantes problemáticos. Si uno de los participantes sigue distrayendo al grupo, es probable que quiera ofrecerle un feedback justo después de la reunión.
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