“Me parece fascinante”, dice el diseñador de software de productividad Jiri Novotny, “que siempre que quieres entender realmente algo -cualquier cosa- descubres que la verdad real que hay detrás suele ser contraria a la intuición”. Tiene razón. ¿Te has dado cuenta, por ejemplo, de cómo escuchar te convierte en un buen conversador, o de cómo aceptar plenamente tu miedo puede darte valor?

He aquí tres consejos desafiantes para aumentar tu productividad:

1. Trabaja menos.

Uno de los consejos más sorprendentes de la lista Swift To-Do List de Novotny es “trabaja menos para hacer más”, no significa que seas perezoso. Se refiere a que fijar un límite de tiempo a las sesiones de trabajo (de 60 a 120 minutos) fomenta la concentración y te hace más eficiente que “tener todo el tiempo del mundo” o trabajar sin parar.

“En lugar de machacarte porque estás procrastinando y te cuesta empezar”, escribe, “podrás salir de la inercia y pronto te sentirás positivamente estresado y entusiasmado por terminar tus cosas en el tiempo asignado”.

El doctor Henry Cloud, psicólogo y autor de Boundaries for Leaders (HarperBusiness), añade que “presupuestar el tiempo hace lo mismo que presupuestar el dinero: te obliga a ser eficiente”.

2. Añade 10 elementos a tu lista de tareas.

¿Qué dices? ¿No estamos todos sobrecargados de trabajo? ¿Y qué hay de trabajar menos para hacer más? 

Bueno, en realidad no. Las 10 cosas que el consultor de gestión del tiempo Craig Jarrow te recomienda añadir cada día, no requieren mucho tiempo y pueden hacer que todo lo demás que hagas vaya mejor:

Haz ejercicio (no te saltes el ejercicio cuando estés ocupado).

Dedica cinco minutos a planificar a primera hora del día (luego te compensará).

Prepara las reuniones.

Lee 20 páginas diarias (alimenta tu cerebro).

Dedica tiempo a tu afición (tu pasión extracurricular puede darte energía).

Escribe un poco en un diario (te despeja la cabeza y te aclara las ideas).

Ayudar a los demás (mejora el estado de ánimo).

Ve a ver a alguien en persona (para establecer relaciones más allá del correo electrónico).

Aprende una nueva habilidad (para mantenerte en forma).

Tómate un descanso (incluso un paseo de cinco minutos puede refrescarte).

3. Si te encuentras procrastinando, procrastina.

Si tienes una tarea muy importante (llamar a un cliente enfadado, pongamos por caso) que te está mirando a la cara, parece intimidante o abrumadora y está produciendo resistencia, puedes intentar seguir el consejo de Walter Chen, codesarrollador de la herramienta de productividad iDoneThis: Cede por completo al impulso de procrastinar.

Lo que Chen defiende no es un maratón de Netflix o dos horas de solitario online. Es lo que él llama Procrastinación Estructurada. Sigue adelante y aplaza la gran cosa a la que te estás resistiendo, sugiere, pero en favor de otra cosa importante (pero no tan intimidante) en tu lista de tareas pendientes. A continuación, rediseña tu lista de tareas pendientes, colocando una o dos tareas realmente intimidatorias sin plazos urgentes -como “aprender francés” o “rehacer el organigrama”- en primer lugar.

Llamar al cliente, la tarea muy importante que evitaste en primer lugar (y que ahora está en el nº 3), empezará a parecerte atractiva como alternativa a esas nuevas grandes tareas, y bastante factible en comparación. Has aprovechado la energía rebelde de la procrastinación para hacer las tareas que tanto temes.

“La procrastinación estructurada requiere una gran dosis de autoengaño”, admite Chen. “Esencialmente, te engañas a ti mismo para trabajar mientras ejerces un doble pensamiento respecto al nivel de prioridad de cualquier número de tareas. Pero eso no es un problema, porque resulta que los procrastinadores suelen ser grandes autoengañadores”.