La elección 3 nos ayuda a ejecutar, enfocar y poner nuestra atención en las acciones que nos permiten lograr las metas C2 y concretar los enunciados de roles C2 que hemos elegido cuidadosamente en las elecciones 1 y 2. Lo importante de esta elección es que al final de la semana y de cada día sintamos que hemos logrado y avanzado en “lo más importante.” Tengamos una sensación de satisfacción y logro.

En esta Elección estaremos enfocándonos en dos ideas claves: Las rocas grandes y la grava o piedritas pequeñas.

Las rocas grandes representan las acciones o actividades importantes que nos ayudan a lograr nuestras metas y roles C2. Por ejemplo, si quiero ser un padre ejemplar, una actividad importante es asistir a los eventos deportivos de mis hijos, conversar con ellos cuando nos lo piden o lo necesiten, validarlos y expresarles nuestro afecto. Todas estas acciones requieren tiempo.

La grava representa todas las pequeñas cosas que inundan y llenan nuestra vida y que no aportan a lo que queremos lograr y ser en nuestra vida. Por ejemplo, ver mucha televisión por horas interminables, estar en el teléfono por horas, etc. Usualmente estas actividades y robadores de tiempo no ayudan a cumplir las metas que realmente nos importan.

En el ambiente del siglo XXI donde estamos bombardeados en todas las direcciones, distraídos por una avalancha de demandas, peticiones y acciones que roban nuestro tiempo y nuestra atención el concepto de productividad ha dado un giro de 360 grados.

Antes, la productividad estaba asociada a “hacer más cosas en el menor tiempo posible” ahora la productividad tiene que ver con “hacer las cosas correctas.” No es un tema de cantidad sino de calidad, prioridad e importancia.

Para lograr ejecutar y atender de manera enfocada nuestras prioridades importantes utilizaremos la herramienta de la Planificación C2.

Los elementos de esta Planificación C2 son:

1. Elaborar una lista maestra de tareas – está es una herramienta de pre-planificación.
2. La planificación C2 y la promesa 30/10 – la planificación semanal.
3. La planificación diaria.

Elaboración de la lista maestra de tareas: Herramienta de pre-planificación

Para elaborar esta lista maestra de tareas necesitamos identificar cuáles son las actividades o acciones que vamos a planificar y cuales con las que vamos a botar o soltar. Para sortear lo que vamos a planificar y ubicar en nuestro calendario nos podemos ayudar en la herramienta de la Matriz del Tiempo. Si recuerdan todas nuestras acciones se ubican en uno de los siguientes Cuadrantes de la Matriz del Tiempo. Veamos la imagen:

Al nosotros hacer la lista maestra necesitamos pensar si estas actividades son C1; C2; C3 o C4. Como saben los Cuadrantes 1 y 2 son los importantes… los que nos ayudan a impulsar nuestras metas, misión, proyectos de largo plazo con significado. Estas son las acciones que incluimos en la lista maestra de tareas C2. El resto las botamos a la basura o las tiramos al suelo. Si alguna de estas actividades tenemos dudas… lo pensamos de nuevo y nos hacemos las siguientes preguntas:

• ¿Estoy escribiendo una actividad C3 o C4?
• ¿Estoy escribiendo una acción C1 por sexta o décima vez porque no estoy previniendo que ocurra otra vez? Por ejemplo, un fuerte dolor de muela porque no voy a las citas de prevención y limpieza de dientes.
• ¿Esta actividad la puedo delegar a alguien?

Una vez que tenemos una lista depurada entonces pasamos al siguiente paso que es la Planificación C2.

Planificación C2 y la Promesa 30/10

Esta planificación tiene dos momentos fundamentales la planificación semanal y la planificación diaria. La planificación semanal es un compromiso C2 para visualizar la semana y hacer la planificación en 30 minutos antes de comenzar la semana.

La planificación diaria es para visualizar el día dentro del contexto de la semana y ajustar de manera real el mantenernos enfocados en lo importante y para este proceso necesito 10 minutos al día, al inicio del día o final del día anterior.

Planificación Semanal – Tips/30 minutos:

• Buscar un lugar tranquilo.
• Tranquilizar la mente y activar el cerebro pensante – entrar en la zona zen o centrarse.
• Reducir los ruidos y distracciones – apagar teléfonos, los mails, informar a todos que estas en la zona de planificación semanal etc.
• Luego reconectar con los roles y las metas C2.
• Organizar el calendario de la semana con las rocas grandes o acciones C2 y bloquear el tiempo requerido.
• Organizar el resto de las actividades – dejar suficiente tiempo para que las piedritas pequeñas puedan reordenarse de manera natural.

Planificación diaria – Tips/10 minutos diarios:

• Revise los resultados y logros de día anterior y cierre el día.
• Identifique las pocas acciones importantes que tiene que hacer necesariamente, priorice esta actividad y ubíquela en la mejor hora del día para facilitar su productividad.
• Organice el resto de las acciones.

Basado en el libro de las 5 Elecciones:

El Camino hacia la Productividad Extraordinaria

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