La elección 4 nos ayuda a utilizar la tecnología para enfocarnos y poner atención en las actividades y prioridades C2. Es poner la tecnología al servicio de nuestras prioridades y no al revés. Es desarrollar la habilidad de utilizar la tecnología para sostener nuestras elecciones C2, en vez de que se nos convierta en un distractor y saboteador de nuestras prioridades.

Todos hemos visto cómo nos podemos convertir en personas adictas a la tecnología y echar por la borda todas las declaraciones de la elección 1 que es elegir lo importante sobre lo urgente. Muy fácilmente podemos poner nuestras relaciones más importantes a un lado por responder un email o un mensaje de WhatsApp. ¡Hoy en día vivimos ese desafío en nuestros hogares y nuestro trabajo! Mas aun, caminamos en todo momento con la tecnología en la palma de la mano y no nos es fácil escaparnos de ella.

El gran desafío es cómo mantenernos en nuestras prioridades C2 utilizando la tecnología como un aliado para lograr este propósito.

En esta elección estaremos enfocándonos en dos aspectos claves:

1. Diseñar un sistema para administrar los 4 núcleos de información: Citas, tareas, contactos y documentos/notas.

2. Aplicar el mapa del proceso C2 para hacer los 3 movimientos maestros y utilizar los aceleradores de la productividad.

1. Diseñar un sistema para administrar los 4 núcleos de información

En este aspecto lo más importante es crear un sistema sólido que nos ayude a ordenar los 4 núcleos de información que necesitamos constantemente y de los cuales estamos diariamente bombardeados, estos son:

1. Citas (ACTUAR): Conversaciones o cosas que tenemos que hacer en un tiempo específico.
2. Tareas (ACTUAR): Cosas que tenemos que hacer, pero no le hemos asignado un tiempo específico, ni lo hemos calendarizado.
3. Contactos (ARCHIVAR): Información sobre las personas con las que tenemos que interactuar.
4. Documentos/ Notas (ARCHIVAR): Información de la cual tenemos que hacer seguimiento para apoyar las tres categorías anteriores.

Al final de este proceso es importante tener una lista maestra de tareas, un calendario claro con sus citas, su lista de contactos en un mismo lugar y un sistema para archivar y acceder a sus notas y documentos.

Estos sistemas pueden ser basados en papel, en medios digitales o una combinación de los dos.

Las tres cualidades que debemos cuidar en estos sistemas son: que toda la información esté en un mismo sistema, sea accesible y portátil. Algunas personas les gusta más escribir, utilizar el lápiz, tener cosas tangibles donde tienen toda la información requerida para avanzar en sus metas C2. Otras prefieren tenerlas en medios digitales, a un clic de encontrarlas etc. Todos los sistemas tienen sus pro y contras. Lo importante es que nos sirvan a nosotros y a nuestro estilo y necesidades personales y exigencias de nuestro trabajo. Si su sistema es basado en el papel asegúrese de tener todo en un mismo lugar y su sistema es digital asegúrese tener toda la información en cada uno de sus dispositivos electrónicos.

2. Aplicar el mapa del proceso C2 para hacer los 3 movimientos maestros y utilizar los aceleradores de la productividad.

El mapa del proceso C2 nos ayuda a integrar las elecciones anteriores. Para tomar una decisión acorde con mis definiciones de lo que es importante para nosotros. Ya hemos definido los roles y metas C2 y la planificación semanal y diaria C2 que nos sirven de referencia para manejar la avalancha de demandas y distracciones. Es en este momento cuando ejercitamos nuestro momento de elegir.Aquí hacemos una pausa y nos preguntamos: ¿Es importante? Y si la respuesta es no, para la basura, pero si la respuesta es sí necesitamos transformarlo en una cita, una tarea, un documento o un contacto o varios de ellos.

Basado en el libro de Las 5 Elecciones: El Camino hacia la Productividad Extraordinaria Autores: Kory Kogon, Adam Merrill, Leena Rinne

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